Importar productos

Con esta función podrás empezar a usar eleventa de una manera muy rápida si es la primera vez que lo usas, o bien, copiar o modificar tu catalogo de productos de manera muy rápida por medio de un archivo de excel.  Para comenzar, haz clic en el botón "Importar…" que se encuentra en el apartado de "Productos F3".

Importar productos

Iniciará el asistente de importación, en esta primera pantalla que aparece puedes descargar el archivo de plantilla que necesitas para llenarla con los productos que deseas importar, o bien, haz clic aquí para descargarlo .

Importante: si tienes productos que se venden a granel y por unidad será necesario que hagas 2 archivos separados para cada tipo de venta y realizar este proceso con los 2 archivos, ya que eleventa solamente permite importar con la propiedad de solo un tipo de venta a la vez.

1. Ubicar el archivo a importar

El primer paso, consiste en ubicar el archivo de Excel el cual contiene tus productos, una vez que lo hayas localizado selecciónalo y presiona el botón “Siguiente”.

Importar produtos - Paso 1

2. Especificar valores en las columnas

En este segundo paso, definiremos en que columnas de nuestro archivo de Excel se encuentran los datos necesarios para dar de alta cada producto: código, descripción, precio costo, precio venta, precio mayoreo, departamento, cantidad en inventario, mínimo y tipo de venta.  Opcionalmente, si utilizas el módulo de facturación electrónica también podrás definir en el mismo archivo de excel los impuestos y los códigos de facturación del SAT que se utilizan en México.

Haz la relación entre las columnas de tu archivo de Excel y los datos del programa para generar el producto. Del lado izquierdo se encuentra el tipo de dato que necesitas localizar en el menú de la derecha para que el programa conozca de que columna debe de tomar los datos para guardar los datos correctamente en la base de datos.

Pantalla de importación

En la imagen de arriba se encuentran en un marco de color los diferentes tipos de datos que tienes que configurar:

  • En color anaranjado se encuentran los atributos generales del producto: código, descripción, costo, precio de venta, precio mayoreo, departamento, cantidad de inventario, mínimo de inventario y tipo de venta.
  • De color verde están los atributos relacionados a facturación electrónica, los cuales deberás de elegir muy bien para que tus precios con impuestos no alteren los precios de venta que tienes, y que los códigos relacionados al tipo de producto y de categoría del SAT sean los correctos.

Adicional a esto existen 3 casillas que son muy importantes y debes de considerar al momento de importar, ya que dependiendo de las que habilites se modificará o no la información actual de tu base de datos, son las siguientes:

  • Mis precios incluyen productos: al marcar esta casilla te aseguras que al terminar la importación no se sumen impuestos al precio de venta al momento de vender algún artículo, para que funcione correctamente también debes de tener configurado esta misma funcionalidad en el apartado de configuración de impuestos.
  • Actualizar los productos cuyo código ya exista: si no es la primera vez que importas un archivo de excel, o si ya tienes productos creados en tu base de datos es muy posible que alguno de los productos en tu archivo de excel ya exista en la base de datos, de manera que al no marcar esta casilla no se harán cambios en dichos productos, al tenerla habilitada se actualizarán con las propiedades que tienes en el archivo de excel para dichos productos.
  • Actualizar el inventario del producto: esta función es muy útil cuando solo quieres actualizar precios u otras propiedades, pero que el inventario quede intacto, te recomendamos que esta casilla solo la actives cuando tu intención sea también actualizar el inventario actual del producto.

Si elegiste opciones que vayan a actualizar información actual aparecerá un mensaje de advertencia, haz clic en continuar para seguir con el proceso de importación o en cancelar si deseas revisar algo más o cancelar este proceso.

Importar produtos - Paso 4

3. Importar productos

Una vez que hayas especificado las columnas y sus valores presiona el botón “Siguiente”, luego el sistema comenzará a importar los productos, mostrar el avance en porcentaje y en caso de algún problema, te será informado en la ventana inferior a la barra de avance.

Video de demostración

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